Инициатива предоставления отпуска без сохранения заработной платы (подача заявления) должна исходить от работника (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Работодатель по закону не может отправить работника в такой отпуск из-за уменьшения объема работ или финансовых трудностей в организации. При оформлении отпуска без сохранения заработной платы следует соблюдать следующую процедуру.

1.Удостоверьтесь, не относится ли работник к числу лиц, которым такой отпуск    предоставляется в обязательном порядке. Согласно  ст.  128  ТК  РФ  работодатель  обязан  на  основании  письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

• участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней в году;
• работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;
• родителям и женам  (мужьям)  военнослужащих,  сотрудников  органов внутренних  дел,  федеральной  противопожарной  службы,  таможенных органов,  сотрудников  учреждений  и  органов  уголовно-исполнительной системы,  органов  принудительного  исполнения,  погибших  или  умерших вследствие  ранения,  контузии  или  увечья,  полученных  при  исполнении обязанностей  военной  службы  (службы),  либо  вследствие  заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), - до 14 календарных дней в году;
• работающим инвалидам - до 60 календарных дней в году;
• работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников - до пяти календарных дней.

Приведенный  перечень  случаев,  когда  работодатель  обязан  предоставить работнику  отпуск  без  сохранения  заработной  платы  (за  свой  счет),  не исчерпывающий. Это подтверждается в том числе положениями абз.7 ч. 2 ст. 128 ТК РФ.

2. Если работник  не  относится  к  вышеназванной  категории  лиц,  оцените уважительность  причин,  по  которым  ему  требуется  отпуск,  и  согласуйте  с работником продолжительность отпуска.
3. Получите от  работника  заявление  на  отпуск  (ч.  1  ст.  128  ТК  РФ). Дистанционный работник может направить его, например, в форме электронного документа (ч.6 ст. 312.3 ТК РФ).
4. Документально оформите предоставление отпуска. При этом «один день за свой счет», то есть уход работника в отпуск без сохранения заработной платы  всего  на  один  день,  оформляется  так  же,  как  и аналогичный отпуск на несколько дней, без каких-либо особенностей.